Polityka prywatności

1. Wprowadzenie

Szanujemy Twoją prywatność i dbamy o ochronę Twoich danych osobowych. Niniejsza polityka dotyczy serwisu i aplikacji Verbalu oraz opisuje, w jaki sposób przetwarzamy informacje o nauczycielach, trenerach, administratorach i uczestnikach korzystających z Usługi. Przetwarzanie odbywa się zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/679 (RODO) oraz polską ustawą o ochronie danych osobowych.

2. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Octigo sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Redycka 38/1, 51-169 Wrocław, Polska, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000360836, NIP 8951978011, REGON 021299876 (dalej „Octigo”, „my”). Octigo jest operatorem serwisu i aplikacji Verbalu.

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem e-mail hello@verbalu.com lub pisemnie na adres siedziby spółki. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych - korespondencję w sprawach ochrony danych prosimy kierować na powyższy adres e-mail.

3. Role: administrator i podmiot przetwarzający

Administratorem danych jesteśmy w odniesieniu do osób, które samodzielnie zakładają konto w Verbalu (nauczycieli, trenerów, administratorów organizacji), a także w odniesieniu do danych rozliczeniowych, korespondencji, zapytań z formularzy kontaktowych i danych technicznych niezbędnych do bezpiecznego działania Usługi.

Jeżeli nauczyciel, trener, szkoła, firma lub inna organizacja korzysta z Verbalu do prowadzenia zajęć i wprowadza do Usługi dane uczestników (np. imiona, adresy e-mail, odpowiedzi w quizach i ćwiczeniach, wyniki), administratorem tych danych pozostaje ta osoba lub instytucja, a my przetwarzamy je wyłącznie na jej udokumentowane polecenie, jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO. To organizator zajęć decyduje o celu i zakresie zbieranych danych, odpowiada za podstawę prawną ich przetwarzania oraz za poinformowanie uczestników.

Na żądanie udostępniamy organizacjom umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA) - wystarczy napisać na hello@verbalu.com. W zakresie, w jakim działamy jako podmiot przetwarzający, wnioski uczestników dotyczące ich danych przekazujemy administratorowi, czyli organizatorowi zajęć, i wspieramy go w ich realizacji.

4. Jakie dane zbieramy

Dane konta: informacje podawane podczas rejestracji, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail i organizacja, a także ustawienia i preferencje konta. Konto można założyć również przez logowanie Google lub jednorazowy kod wysyłany e-mailem.

Dane o treściach i korzystaniu: tworzone przez Ciebie materiały (quizy, tablice, gry, artykuły), polecenia przekazywane funkcjom AI, odpowiedzi uczestników oraz informacje o sposobie korzystania z Usługi.

Dane techniczne: informacje zbierane automatycznie, takie jak adres IP, rodzaj urządzenia i przeglądarki oraz dane dziennika służące do działania i zabezpieczenia Usługi.

Dane rozliczeniowe: w przypadku planów płatnych - dane niezbędne do wystawienia faktury oraz historia płatności i subskrypcji. Danych karty płatniczej nie zbieramy ani nie przechowujemy; są one przekazywane bezpośrednio operatorowi płatności.

5. W jaki sposób wykorzystujemy dane

Wykorzystujemy Twoje dane do świadczenia i obsługi Usługi, uwierzytelniania użytkowników, prowadzenia sesji, zapisywania Twoich treści, obsługi płatności, świadczenia wsparcia oraz ulepszania funkcji.

Dane wykorzystujemy także w celu zapewnienia bezpieczeństwa, zapobiegania nadużyciom, wypełniania obowiązków prawnych oraz - gdy wyrazisz na to zgodę lub gdy jest to dozwolone - do przesyłania komunikatów związanych z Usługą.

W wiadomościach biuletynu mierzymy jego skuteczność: niewidoczny obrazek pozwala policzyć otwarcia, a krótki kod w linku - wejścia na dany wpis. Zapisujemy sam fakt otwarcia lub kliknięcia wraz z identyfikatorem konta, wyłącznie po to, by ocenić przydatność publikowanych treści. Nie budujemy na tej podstawie profili ani reklam, a wypisanie się z biuletynu kończy również ten pomiar.

6. Podstawa prawna przetwarzania

Dane osobowe przetwarzamy na podstawie wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO - świadczenie żądanej Usługi), naszych prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO - zabezpieczenie i ulepszanie Usługi, obsługa zapytań, dochodzenie roszczeń), Twojej zgody w odpowiednich przypadkach (art. 6 ust. 1 lit. a RODO - np. newsletter, statystyki) oraz wypełnienia obowiązków prawnych, w tym podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

7. Sztuczna inteligencja, profilowanie i decyzje automatyczne

Verbalu udostępnia funkcje oparte na sztucznej inteligencji (m.in. generowanie quizów, ćwiczeń, artykułów, obrazów i podsumowań). Gdy z nich korzystasz, treść Twojego polecenia oraz materiały, które do niego dołączasz (np. wklejony tekst lub plik źródłowy), są przekazywane do modelu Google Gemini i przetwarzane wyłącznie w celu wygenerowania odpowiedzi dla Ciebie. Nie wykorzystujemy Twoich treści do trenowania modeli AI. Prosimy nie wprowadzać do funkcji AI danych szczególnych kategorii ani danych osób trzecich, do których przekazania nie masz podstawy prawnej.

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały w rozumieniu art. 22 RODO. Automatycznie wyliczane wyniki quizów i ćwiczeń, punkty, rankingi oraz raporty z sesji mają charakter dydaktyczny i informacyjny dla prowadzącego, który samodzielnie ocenia ich znaczenie; nie budujemy na ich podstawie profili marketingowych.

8. Udostępnianie i podmioty przetwarzające

Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych i nie udostępniamy ich podmiotom trzecim w ich własnych celach marketingowych. Korzystamy natomiast z zaufanych dostawców (podprocesorów), którzy przetwarzają dane w naszym imieniu, na podstawie umów powierzenia przetwarzania i wyłącznie zgodnie z naszymi poleceniami.

Google Ireland Limited oraz Google LLC: Firebase i Google Cloud (uwierzytelnianie użytkowników, baza danych, przechowywanie plików, funkcje serwerowe i hosting; funkcje serwerowe działają w regionie europe-west1 w Belgii), Google Analytics (anonimowe statystyki korzystania z serwisu), Google Ads (pomiar skuteczności naszych kampanii reklamowych - wyłącznie za Twoją zgodą na pliki cookie marketingowe), Google Workspace (wysyłka wiadomości e-mail z Usługi i obsługa korespondencji) oraz Gemini API (funkcje sztucznej inteligencji).

Hotjar Ltd. z siedzibą na Malcie (grupa Contentsquare): analiza sposobu korzystania z serwisu, w tym mapy ciepła i zanonimizowane statystyki zachowań, uruchamiana wyłącznie za Twoją zgodą na pliki cookie statystyczne.

Stripe Payments Europe, Ltd. z siedzibą w Irlandii wraz z podmiotami z grupy Stripe: obsługa płatności, subskrypcji i faktur w planach płatnych.

Powyższa lista podprocesorów jest kompletna na dzień ostatniej aktualizacji tej Polityki. Aktualizujemy ją wraz ze zmianami w Usłudze, a o istotnych zmianach informujemy w sposób opisany w punkcie „Zmiany Polityki”. Aktualny wykaz możesz też w każdej chwili otrzymać, pisząc na hello@verbalu.com.

Dane możemy ujawnić także wtedy, gdy wymaga tego prawo lub gdy jest to niezbędne do ochrony naszych praw, użytkowników bądź bezpieczeństwa Usługi.

9. Przekazywanie danych poza EOG

Część naszych dostawców należy do grup kapitałowych z siedzibą w Stanach Zjednoczonych i może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach przekazanie danych odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-U.S. Data Privacy Framework, do którego przystąpiły Google LLC i Stripe, Inc.) lub na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, uzupełnionych o dodatkowe środki techniczne, takie jak szyfrowanie danych.

Kopię zastosowanych zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na hello@verbalu.com.

10. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy tak długo, jak aktywne jest Twoje konto lub jak długo jest to niezbędne do świadczenia Usługi, a następnie wyłącznie w zakresie wymaganym do wypełnienia obowiązków prawnych, rozstrzygania sporów i egzekwowania naszych umów. W każdej chwili możesz zażądać usunięcia swoich danych.

Przykładowo: dane konta i utworzone przez Ciebie treści przechowujemy przez czas istnienia konta, a po jego usunięciu - tylko w zakresie wymaganym przepisami; dane sesji i wyniki uczestników - do czasu ich usunięcia przez organizatora zajęć; dane rozliczeniowe i faktury - przez 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy; korespondencję - przez czas potrzebny do obsługi sprawy oraz do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

11. Twoje prawa

Z zastrzeżeniem obowiązujących przepisów przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, prawo do przenoszenia danych oraz prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Aby skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami pod adresem hello@verbalu.com. Masz również prawo wniesienia skargi do właściwego organu ochrony danych (w Polsce - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Na każdy wniosek odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w terminie miesiąca od jego otrzymania. Jeżeli wniosek jest skomplikowany lub wniosków jest wiele, termin ten możemy przedłużyć o kolejne dwa miesiące, informując Cię o tym wraz z przyczynami opóźnienia w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku. Realizacja praw jest bezpłatna; w przypadku żądań ewidentnie nieuzasadnionych lub nadmiernych możemy pobrać rozsądną opłatę albo odmówić podjęcia działań. W razie wątpliwości co do tożsamości wnioskodawcy możemy poprosić o dodatkowe informacje potwierdzające tożsamość.

12. Pliki cookie i pamięć lokalna

Stosujemy pliki cookie i podobne technologie (w tym pamięć lokalną przeglądarki) w trzech kategoriach. Cookies niezbędne utrzymują Twoją sesję po zalogowaniu, zapamiętują wybrany język i motyw kolorystyczny, zapisują Twój wybór dotyczący cookies oraz chronią Usługę przed nadużyciami - bez nich Usługa nie działa poprawnie, dlatego zgodnie z prawem nie wymagają zgody.

Cookies statystyczne (Google Analytics oraz Hotjar) zbierają wyłącznie anonimowe dane o korzystaniu z serwisu: liczbę odwiedzin podstron, ścieżkę poruszania się po serwisie, źródło wejścia, przybliżoną lokalizację na poziomie kraju lub miasta oraz typ urządzenia i przeglądarki. Pomagają nam zrozumieć, co wymaga poprawy. Nie łączymy ich z Twoim imieniem i nazwiskiem ani z treściami, które tworzysz w Usłudze.

Cookies marketingowe (Google Ads) uruchamiamy tylko wtedy, gdy prowadzimy kampanie reklamowe. Służą do pomiaru ich skuteczności, czyli sprawdzenia, czy wizyta z reklamy zakończyła się rejestracją, oraz do ograniczenia liczby wyświetleń tej samej reklamy i do remarketingu. Nie sprzedajemy danych z plików cookie i nie udostępniamy ich brokerom danych.

Cookies statystyczne i marketingowe uruchamiamy dopiero po wyrażeniu przez Ciebie zgody w banerze cookies, który zobaczysz przy pierwszej wizycie. Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać, klikając „Ustawienia cookies” w stopce serwisu lub na dole tej strony; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego wcześniej. Cookies sesyjne są usuwane po zamknięciu przeglądarki, a cookies trwałe, w tym statystyczne i marketingowe, przechowujemy nie dłużej niż 24 miesiące. Wszystkimi plikami cookie możesz też zarządzać w ustawieniach przeglądarki - zablokowanie cookies niezbędnych może jednak uniemożliwić korzystanie z części funkcji Usługi.

13. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić Twoje dane przed nieautoryzowanym dostępem, utratą lub niewłaściwym wykorzystaniem - w tym szyfrowanie transmisji (HTTPS), kontrolę dostępu na poziomie bazy danych i plików, uwierzytelnianie użytkowników oraz ograniczenie dostępu do danych do osób, którym jest on niezbędny. Żadna metoda przesyłania ani przechowywania danych nie jest jednak w pełni bezpieczna i nie możemy zagwarantować całkowitego bezpieczeństwa.

14. Wiek użytkowników

Konto w Verbalu mogą zakładać wyłącznie osoby pełnoletnie, które ukończyły 18 lat. Usługa nie jest przeznaczona dla dzieci, nie kierujemy do nich treści ani komunikacji marketingowej i nie zbieramy świadomie danych osób poniżej 18 roku życia.

Jeżeli nauczyciel, trener lub organizacja wprowadza do Usługi dane innych osób albo zakłada dla nich konta, przyjmuje się, że osoby te ukończyły 18 lat, a wprowadzający dysponuje ich zgodą lub inną podstawą prawną do przekazania nam tych danych oraz poinformował je o przetwarzaniu. Jeśli dowiemy się, że w Usłudze znalazły się dane osoby poniżej 18 roku życia, usuniemy je bez zbędnej zwłoki - zgłoszenia prosimy kierować na hello@verbalu.com.

15. Zmiany Polityki

Możemy okresowo aktualizować niniejszą Politykę prywatności. Opublikujemy zaktualizowaną wersję z nową datą „ostatniej aktualizacji”, a w razie potrzeby poinformujemy Cię o istotnych zmianach.

16. Kontakt

Jeśli masz pytania dotyczące niniejszej Polityki prywatności lub sposobu przetwarzania Twoich danych, skontaktuj się z nami pod adresem hello@verbalu.com albo pisemnie: Octigo sp. z o.o., ul. Redycka 38/1, 51-169 Wrocław.