Politique de confidentialité

1. Introduction

Nous respectons votre vie privée et veillons à protéger vos données personnelles. Cette politique s'applique au site et à l'application Verbalu et décrit comment nous traitons les informations concernant les enseignants, formateurs, administrateurs et participants qui utilisent le Service. Le traitement est effectué conformément au règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et au droit polonais de la protection des données.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est Octigo sp. z o.o., dont le siège est à Wrocław, ul. Redycka 38/1, 51-169 Wrocław, Pologne, inscrite au registre des entrepreneurs du Registre national des tribunaux polonais sous le numéro KRS 0000360836, numéro d'identification fiscale (NIP) 8951978011, numéro statistique (REGON) 021299876 (« Octigo », « nous »). Octigo exploite le site et l'application Verbalu.

Pour toute question relative aux données personnelles, vous pouvez nous contacter à l'adresse hello@verbalu.com ou par écrit au siège de la société. Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données - veuillez adresser toute correspondance relative à la protection des données à l'adresse e-mail ci-dessus.

3. Notre rôle : responsable du traitement et sous-traitant

Nous agissons en tant que responsable du traitement pour les personnes qui créent elles-mêmes un compte Verbalu (enseignants, formateurs, administrateurs d'organisation), ainsi que pour les données de facturation, la correspondance, les demandes envoyées via le formulaire de contact et les données techniques nécessaires à l'exploitation sécurisée du Service.

Lorsqu'un enseignant, un formateur, un établissement, une entreprise ou une autre organisation utilise Verbalu pour animer des sessions et saisit des données de participants dans le Service (par exemple noms, adresses e-mail, réponses aux quiz et exercices, résultats), cette personne ou cette institution reste le responsable du traitement de ces données, et nous les traitons uniquement sur ses instructions documentées en tant que sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. L'organisateur de la session détermine la finalité et l'étendue des données collectées, et est responsable de la base juridique de leur traitement et de l'information des participants.

Nous fournissons aux organisations, sur demande, un accord de traitement des données (DPA) - il suffit d'écrire à hello@verbalu.com. Lorsque nous agissons en tant que sous-traitant, nous transmettons les demandes des participants concernant leurs données au responsable du traitement, c'est-à-dire à l'organisateur de la session, et l'aidons à les traiter.

4. Données que nous collectons

Données de compte : informations fournies à l'inscription, telles que le nom, l'adresse e-mail et l'organisation, ainsi que les paramètres et préférences du compte. Un compte peut aussi être créé en se connectant avec Google ou avec un code à usage unique envoyé par e-mail.

Données de contenu et d'utilisation : les supports que vous créez (quiz, tableaux, jeux, articles), les prompts que vous envoyez aux fonctions d'IA, les réponses des participants et les informations sur l'utilisation du Service.

Données techniques : informations collectées automatiquement, telles que l'adresse IP, le type d'appareil et de navigateur et les données de journalisation utilisées pour exploiter et sécuriser le Service.

Données de facturation : pour les offres payantes - les données nécessaires à l'émission d'une facture, ainsi que l'historique des paiements et de l'abonnement. Nous ne collectons ni ne conservons les données de carte bancaire ; elles sont transmises directement à notre prestataire de paiement.

5. Comment nous utilisons les données

Nous utilisons vos données pour fournir et exploiter le Service, authentifier les utilisateurs, animer des sessions, stocker vos contenus, traiter les paiements, assurer le support et améliorer les fonctionnalités.

Nous utilisons aussi les données pour assurer la sécurité du Service, prévenir les abus, respecter nos obligations légales et - lorsque vous y consentez ou lorsque cela est par ailleurs autorisé - vous envoyer des communications relatives au Service.

Dans les e-mails de newsletter, nous mesurons leurs performances : une image invisible nous permet de compter les ouvertures, et un court code dans le lien compte les visites de l'article vers lequel il pointe. Nous enregistrons uniquement le fait d'une ouverture ou d'un clic avec l'identifiant du compte, et uniquement pour juger de l'utilité du contenu. Nous ne construisons aucun profil et ne diffusons aucune publicité sur cette base, et se désabonner de la newsletter met aussi fin à cette mesure.

6. Base juridique du traitement

Nous traitons les données personnelles sur la base de l'exécution du contrat (article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD - fourniture du Service que vous demandez), de nos intérêts légitimes (article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD - sécurisation et amélioration du Service, traitement des demandes, défense de droits en justice), de votre consentement le cas échéant (article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD - par exemple pour les newsletters et les statistiques d'utilisation), et du respect des obligations légales, y compris fiscales et comptables (article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD).

7. Intelligence artificielle, profilage et décisions automatisées

Verbalu propose des fonctionnalités reposant sur l'intelligence artificielle (par exemple la génération de quiz, d'exercices, d'articles, d'images et de résumés). Lorsque vous les utilisez, le contenu de votre prompt et tout support que vous y joignez (comme un texte collé ou un fichier source) sont envoyés au fournisseur de modèle que nous avons sélectionné (Google Gemini, OpenAI ou Anthropic Claude) et traités uniquement pour générer une réponse à votre intention. Nous n'utilisons pas vos contenus pour entraîner des modèles d'IA. Veuillez ne pas saisir de données de catégories particulières dans les fonctions d'IA, ni de données concernant d'autres personnes que vous n'avez pas de base juridique pour nous communiquer.

Nous ne prenons aucune décision vous concernant fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, qui produirait des effets juridiques à votre égard ou vous affecterait de manière significative de façon similaire au sens de l'article 22 du RGPD. Les scores de quiz et d'exercices, points, classements et rapports de session calculés automatiquement ont une finalité pédagogique et informative pour l'animateur de la session, qui en apprécie seul la portée ; nous n'en tirons aucun profil marketing.

8. Avis sur Verbalu

Après une session avec des participants, nous pouvons vous demander dans l'application un avis sur Verbalu. Si vous en rédigez un dans le formulaire de l'application, nous conservons son texte, les nom et prénom, la fonction et le nom de l'organisation que vous indiquez (l'organisation est facultative), la langue de l'avis, la date d'envoi et l'identifiant de votre compte. Seuls les membres de notre équipe qui modèrent les avis y ont accès.

Nous ne publions un avis sur verbalu.com que si vous cochez dans le formulaire le consentement à sa publication, et seulement après l'avoir validé. Nous publions alors le texte de l'avis, vos nom et prénom, votre fonction et le nom de votre organisation. La base juridique est votre consentement (article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD). Vous pouvez le retirer à tout moment en écrivant à hello@verbalu.com - nous retirerons alors l'avis du site. Le retrait du consentement n'affecte pas la licéité de la publication effectuée avant ce retrait.

Un avis sans consentement à la publication n'est pour nous qu'un retour sur le Service et n'apparaît jamais sur le site. Nous le traitons sur la base de notre intérêt légitime à améliorer le Service (article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD). Nous supprimerons tout avis à votre demande envoyée à hello@verbalu.com.

9. Partage et sous-traitants

Nous ne vendons pas vos données personnelles et ne les partageons pas avec des tiers à leurs propres fins marketing. Nous faisons appel à des prestataires de confiance (sous-traitants ultérieurs) qui traitent les données pour notre compte en vertu d'accords de traitement des données et strictement selon nos instructions.

Google Ireland Limited et Google LLC : Firebase et Google Cloud (authentification des utilisateurs, base de données, stockage de fichiers, fonctions côté serveur et hébergement ; nos fonctions côté serveur s'exécutent dans la région europe-west1 en Belgique), Google Analytics (statistiques d'utilisation anonymes), Google Ads (mesure de l'efficacité de nos campagnes publicitaires - uniquement si vous consentez aux cookies marketing), Google Workspace (e-mails sortants du Service et traitement de la correspondance).

Les fournisseurs des modèles d'IA que nous utilisons pour la génération de contenu : Google (API Gemini), OpenAI Ireland Ltd. et Anthropic PBC. Un seul fournisseur, que nous avons sélectionné, est actif à un moment donné ; le contenu de votre prompt et les supports que vous joignez ne vont qu'à ce fournisseur et uniquement pour générer une réponse à votre intention. Aucun d'entre eux n'utilise ces contenus pour entraîner ses modèles.

Hotjar Ltd., établie à Malte (groupe Contentsquare) : analyse de l'utilisation du site, y compris cartes de chaleur et statistiques comportementales anonymisées, chargée uniquement si vous consentez aux cookies statistiques.

Stripe Payments Europe, Ltd., établie en Irlande, ainsi que d'autres sociétés du groupe Stripe : services de paiement, d'abonnement et de facturation pour les offres payantes.

La liste des sous-traitants ultérieurs ci-dessus est complète à la date de dernière mise à jour de la présente Politique. Nous la tenons à jour à mesure que le Service évolue et annonçons les changements importants comme décrit dans la section « Modification de la présente politique ». Vous pouvez aussi demander la liste actuelle à tout moment en écrivant à hello@verbalu.com.

Nous pouvons également communiquer des données lorsque la loi l'exige ou lorsque cela est nécessaire pour protéger nos droits, nos utilisateurs ou la sécurité du Service.

10. Transferts en dehors de l'EEE

Certains de nos prestataires appartiennent à des groupes dont le siège est aux États-Unis et peuvent traiter des données en dehors de l'Espace économique européen. Dans ce cas, le transfert a lieu en vertu d'une décision d'adéquation de la Commission européenne (le cadre de protection des données UE-États-Unis, auquel Google LLC et Stripe, Inc. ont adhéré) ou en vertu de clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, complétées par des mesures techniques supplémentaires telles que le chiffrement.

Vous pouvez obtenir une copie des garanties sur lesquelles nous nous appuyons en écrivant à hello@verbalu.com.

11. Conservation des données

Nous conservons les données personnelles aussi longtemps que votre compte est actif ou que cela est nécessaire pour fournir le Service, puis uniquement dans la mesure requise pour respecter nos obligations légales, régler les litiges et faire respecter nos accords. Vous pouvez demander la suppression de vos données à tout moment.

Par exemple : les données de compte et les contenus que vous créez sont conservés pendant toute la durée de vie du compte puis, après suppression, uniquement dans la mesure requise par la loi ; les données de session et les résultats des participants sont conservés jusqu'à ce que l'organisateur de la session les supprime ; les données de facturation et les factures sont conservées 5 ans à compter de la fin de l'année au cours de laquelle l'obligation fiscale est née ; la correspondance est conservée aussi longtemps que nécessaire pour traiter l'affaire et jusqu'à la prescription des éventuelles réclamations liées.

12. Vos droits

Sous réserve de la loi applicable, vous avez le droit d'accéder à vos données personnelles, de les rectifier, de les effacer ou d'en limiter le traitement, de vous opposer au traitement fondé sur notre intérêt légitime, à la portabilité des données, et de retirer votre consentement à tout moment sans affecter la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Pour exercer vos droits, contactez-nous à l'adresse hello@verbalu.com. Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de protection des données compétente (en Pologne, le président de l'Office de protection des données personnelles, ul. Stawki 2, 00-193 Varsovie).

Nous répondons à chaque demande sans retard injustifié et au plus tard dans un délai d'un mois à compter de sa réception. Lorsqu'une demande est complexe ou que nous recevons un grand nombre de demandes, nous pouvons prolonger ce délai de deux mois supplémentaires, en vous informant de la prolongation et des motifs du retard dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande. L'exercice de vos droits est gratuit ; lorsqu'une demande est manifestement infondée ou excessive, nous pouvons exiger des frais raisonnables ou refuser d'y donner suite. Si nous avons des doutes sur l'identité de la personne qui présente la demande, nous pouvons demander des informations supplémentaires pour la confirmer.

13. Cookies et stockage local

Nous utilisons des cookies et des technologies similaires (y compris le stockage local du navigateur) en trois catégories. Les cookies nécessaires vous maintiennent connecté, mémorisent votre langue et votre thème de couleurs, conservent votre choix de cookies et protègent le Service contre les abus - le Service ne fonctionne pas correctement sans eux, ils ne requièrent donc pas de consentement au regard de la loi.

Les cookies statistiques (Google Analytics et Hotjar) ne collectent que des données anonymes sur l'utilisation du site : le nombre de pages vues, le parcours suivi sur le site, la source de la visite, une localisation approximative au niveau du pays ou de la ville, et le type d'appareil et de navigateur. Ils nous aident à comprendre ce qu'il faut améliorer. Nous ne les associons ni à votre nom ni aux contenus que vous créez dans le Service.

Les cookies marketing (Google Ads) ne sont utilisés que pendant nos campagnes publicitaires. Ils mesurent l'efficacité de ces campagnes, c'est-à-dire si une visite issue d'une publicité a abouti à une inscription, et limitent la fréquence d'affichage d'une même publicité, y compris pour le remarketing. Nous ne vendons pas les données des cookies et ne les partageons pas avec des courtiers en données.

Les cookies statistiques et marketing ne sont déposés qu'après votre consentement dans le bandeau de cookies affiché lors de votre première visite. Vous pouvez modifier ou retirer ce consentement à tout moment en cliquant sur « Paramètres des cookies » dans le pied de page du site ou en bas de cette page ; le retrait n'affecte pas la licéité du traitement effectué auparavant. Les cookies de session sont supprimés à la fermeture de votre navigateur, et les cookies persistants, y compris statistiques et marketing, sont conservés au maximum 24 mois. Vous pouvez aussi gérer tous les cookies dans les paramètres de votre navigateur - mais bloquer les cookies nécessaires peut empêcher certaines parties du Service de fonctionner.

14. Sécurité des données

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre l'accès non autorisé, la perte ou l'usage abusif - notamment le chiffrement du transport (HTTPS), le contrôle d'accès au niveau de la base de données et des fichiers, l'authentification des utilisateurs et la limitation de l'accès aux données aux personnes qui en ont besoin. Cependant, aucune méthode de transmission ou de stockage n'est totalement sûre et nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.

15. Condition d'âge

Seuls les adultes de 18 ans ou plus peuvent créer un compte Verbalu. Le Service n'est pas destiné aux enfants, nous ne leur adressons ni contenus ni communications marketing, et nous ne collectons pas sciemment de données concernant des personnes de moins de 18 ans.

Lorsqu'un enseignant, un formateur ou une organisation saisit dans le Service des données d'autres personnes ou crée des comptes pour elles, il est présumé que ces personnes ont 18 ans ou plus et que la personne qui saisit les données a leur consentement ou une autre base juridique pour nous les communiquer et les a informées du traitement. Si nous apprenons que des données concernant une personne de moins de 18 ans se trouvent dans le Service, nous les supprimerons sans retard injustifié - veuillez signaler ces cas à hello@verbalu.com.

16. Modification de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de confidentialité de temps à autre. Nous publierons la version mise à jour avec une nouvelle date de « dernière mise à jour » et, le cas échéant, vous informerons des changements importants.

17. Contact

Si vous avez des questions sur la présente politique de confidentialité ou sur la manière dont nous traitons vos données, contactez-nous à l'adresse hello@verbalu.com ou par écrit à : Octigo sp. z o.o., ul. Redycka 38/1, 51-169 Wrocław, Pologne.